Program Aplikasi Kearsipan Naskah Dinas – (recovered)

Tulisan ini adalah hasil dari daur ulang Blog penulis yang lama. (*red)

Sudah menjadi kewajiban dan tanggung jawab suatu instansi / organisasi pemerintah untuk melaksanakan manajemen arsip dinamis secara baik, benar dan konsisten agar dapat tercipta efisiensi dan efektifitas kerja.

Guna melaksanakan penataan dan pemeliharaan berkas dinamis yang efisien, efektif serta informatif dimaksud, diperlukan suatu sistem pengolahan data yang teratur, tertata dengan sistematis serta pemeliharaan yang bagus.

Dengan memanfaatkan Teknologi Informasi, sekarang ada program aplikasi manajemen data kearsipan naskah dinas (surat) yang dirancang untuk membantu dalam melakukan penyimpanan, penemuan kembali / pencarian, pelaporan, serta melakukan analisa data naskah dinas masuk dan keluar.

Aplikasi ini ada beberapa versi. Untuk v.1.x adalah dikhususkan untuk SMP N 1 Kandat Kabupaten Kediri, yang mana di sanalah pembuat program menyelesaikan Kerja Praktek yang membahas mengenai kearsipan. Untuk khalayak umum, anda dapat menggunakan yang v.2.x.

Kemudahan yang kita dapat dengan menggunakan aplikasi ini diantaranya :

• Proses pencatatan, pengendalian, pengecekan maupun pencarian atau penelusuran informasi data kearsipan naskah dinas menjadi lebih cepat, akurat dan efisien.
• Kesalahan maupun manipulasi catatan dapat dihilangkan karena kesalahan ataupun intervensi pegawai minimal.

Penambahan pada versi 2.1 :

• Setting identitas instansi
• Mampu melampirkan file digital berformat (*.jpg, *.bmp, *.gif, *.doc, *.docx, *.xls, *.pdf, *.* )

Screenshot :

Link untuk download :

• Kearsipan.v.2.1.zip (link 4shared update tanggal 7 januari 2011)

Perhatikan sebelum install :

• Pastikan setting regional komputer adalah Indonesia

.

.: Update Mei 2011 :.

Sistem client-server, dimana server adalah penginput data kearsipan (Bidang Tata Usaha/Kearsipan) yang melakukan pengolahan naskah dinas, dan client adalah sub bidang kerja yang akan menerima terusan data naskah/surat yang didisposisikan ke bidang-bidang tersebut.

Penambahan pada versi 3.1 :

• Sistem client-server (jaringan LAN)
• Penambahan Sub Bidang Kerja (client)
• Database MySQL Server – versi 5.0.45-community-nt (diinstall sendiri sebelum Program Kearsipan)
• Peningkatan performa dan perbaikan-perbaikan yang signifikan
• Notifikasi/pemberitahuan surat baru otomatis pada Sub Bidang Kerja (client)
• Setting identitas instansi

Fitur tambahan :

• Opsi auto start untuk server
• Opsi autostart dan auto login untuk client (dengan menyimpan data client yang terakhir digunakan)

Kebutuhan sistem :

• Setting Regional ke Indonesia
• Setting Printer default ukuran kertas Folio/Legal
• MySQL sever versi 5.0.45-community-nt atau 1 paket xampp (disarankan)
• Connector MySQL-ODBC

Link untuk download v.3.1 :

• Kearsipan Naskah Dinas v.3.1.zip (ukuran file : 5,3 Mb)
• Kearsipan Naskah Dinas v.3.1.7z (ukuran file : 3,3 Mb)